联化科技应付自动化项目实施案例

关于联化科技：

联化科技成立于1985年，是一家领先的化学和技术解决方案提供商，致力于服务全球农药、医药、功能化学品以及设备与工程技术等领域。

用户现状：

联化科技财务中心，PO业务单据处理量为每月大约4000张发票，系统不能准确识别单据中关键字段，造成人工校验处理介入过大，影响工作效率，不能满足后期业务的快速增长。

用户痛点：

（1）由于人力处理，其没有针对业务流程进行优化。收集发票后基于人工处理发票的签收、整理、分发工作，工作效率较低，易产生人工差错。

（2）目前业务系统对国内增值税发票采集识别整张通过率低下，没有自动校验及冗余机制，造成人工校验工作量大。

项目范围：

为联化科技建供应商结算系统，用于采购信息，收货信息，发票信息的共享和对账；

 
为联化科技建立统一的发票影像管理平台，为其解决: 影像采集、发票识别、发票验真、数据匹对、影像归档、影像查询、对借财务系统等需求。

供应商结算系统

供应商结算系统主要提供于供应商进行在线订单查询、在线收货查询、在线对账，发票信息录入和关联，付款状态查询、沟通交流等协调功能，通过系统的应用使得对账和发票处理流程透明化，提升工作效率和信息传递的及时性；

通过供应商平台和ERP的接口对接，实现的供应商相关主数据的分享和管理；

通过预设规则，实现应付发票入账的自动化。

发票影像管理平台

供应商将结算单和发票邮寄至联化财务部，财务签收后，对原文件按照分公司分类，通过扫描仪进行批量扫描，扫描后检查扫描验真结果，对于对不符合要求的发票，整理后退回供应商；

用户使用个人账号登录影像平台，影像平台自动驱动扫描仪，申请人可批量扫描增值税发票及其附件，并将影像批量上传至影像平台。

针对不同的采集流程，系统将识别不同单据信息：

1. 增值税普通发票识别字段为（发票号码，发票代码，日期，校验码）
2. 增值税专用发票识别字段为（发票号码，发票代码，日期，金额）
3. 其他发票模板需根据业务定义。

票哥应付自动化解决方案给客户带来的好处

1、减少签收人员在SAP中查询供应商代码和应付账期的时间。

2、减少加盖签收章的过程，通过粘贴条码解决。

3、通过唯一签收条码关联纸质票据，不需要在原始票据上记录凭证号，因为在SAP中记录唯一签收条码。

4、在财务共享运营平台记录所有的发票信息和快递信息，方便后续对纸质发票跟踪。

5、原始票据不出文档中心，减少纸质票据在员工的传递，有效防止原始票据的丢失风险。

6、记账人员可以通过抢任务的方式，有效解决任务分配不均问题，可以通过计件方式来计算操作人员的工资。

7、减少操作过程中的各步骤的等待时间，比如普通AP会计发现异常任务，就可以及时转发、影像发票给资深AP会计。减少任务等待的时间。

8、消除人工录入发票基本信息错误及工作量,通过自动化提高工作效率。

9、可以提供各种KPI、KGI报表,实时反馈各工作岗位的工作绩效及业务流程中异常事件的统计分析等。